Organizational Network Analysis

Apakah Struktur Organisasi Menggambarkan Kolaborasi Sebenarnya?

Bagan organisasi menunjukkan posisi, jabatan, dan garis pelaporan dalam perusahaan. Namun, bagan tersebut tidak selalu menggambarkan bagaimana pekerjaan benar-benar diselesaikan. Karyawan dapat mengandalkan rekan dari departemen lain untuk mendapatkan informasi, menyelesaikan masalah, atau mengambil keputusan penting.

Ketika pola kolaborasi tidak terlihat, perusahaan mungkin kesulitan menemukan hambatan komunikasi dan ketergantungan pada individu tertentu. Seorang ahli yang sering menjadi tempat bertanya, misalnya, dapat berubah menjadi titik kemacetan ketika permintaan bantuan terlalu tinggi.

Organizational network analysis atau ONA membantu organisasi memahami pola hubungan kerja tersebut. Analisis ini dapat memberikan gambaran mengenai aliran informasi, pertukaran pengetahuan, dan koneksi antarindividu atau kelompok.

Bagaimana Organizational Network Analysis Bekerja?

ONA memetakan hubungan profesional berdasarkan data interaksi atau masukan yang relevan. Data dapat dikumpulkan melalui survei kolaborasi, wawancara, atau sumber digital yang penggunaannya telah disetujui dan dikelola sesuai kebijakan privasi.

Pertanyaan survei dapat mencakup siapa yang sering dimintai saran, dengan siapa karyawan berkolaborasi untuk menyelesaikan pekerjaan, atau dari siapa mereka memperoleh informasi penting. Pertanyaan harus memiliki tujuan yang jelas dan tidak mengumpulkan informasi yang tidak diperlukan.

Dari data tersebut, organisasi dapat mengidentifikasi beberapa pola. Pertama, individu yang menjadi penghubung antardepartemen. Kedua, kelompok yang memiliki kolaborasi kuat di dalamnya tetapi sedikit hubungan dengan kelompok lain. Ketiga, individu yang menjadi sumber pengetahuan utama bagi banyak rekan kerja.

Pola tersebut dapat divisualisasikan sebagai jaringan yang menunjukkan hubungan antarindividu atau unit. Namun, hasilnya harus ditafsirkan sesuai konteks. Banyaknya koneksi tidak otomatis berarti seseorang paling produktif atau paling kompeten.

Menggunakan ONA untuk Memperbaiki Organisasi

ONA dapat membantu perusahaan menemukan hambatan kolaborasi yang tidak terlihat dalam struktur formal. Jika informasi penting hanya mengalir melalui satu orang, perusahaan dapat menyusun dokumentasi, program berbagi pengetahuan, atau mekanisme pelimpahan tanggung jawab.

Jika dua departemen jarang berinteraksi meskipun harus bekerja bersama, manajemen dapat meninjau proses kerja, pembagian peran, atau forum koordinasi yang tersedia. Dengan demikian, hasil analisis dapat diterjemahkan menjadi perbaikan operasional yang konkret.

ONA juga dapat mendukung perubahan organisasi. Perusahaan dapat mempelajari apakah kelompok baru sudah terhubung dengan bagian lain atau apakah aliran informasi berubah setelah restrukturisasi.

Namun, analisis ini memiliki risiko privasi dan salah interpretasi. Karyawan tidak boleh diperlakukan secara negatif hanya karena memiliki sedikit koneksi dalam peta. Perbedaan jabatan, pola kerja, lokasi, dan kebutuhan kolaborasi dapat menjelaskan variasi hubungan.

Perusahaan perlu membatasi akses data, menjelaskan tujuan analisis, dan menghindari penggunaan ONA sebagai alat pengawasan individual yang tidak proporsional.

Mulai dengan Pertanyaan Bisnis yang Jelas

Tentukan masalah yang ingin dipahami sebelum mengumpulkan data. Contohnya adalah keterlambatan koordinasi lintas fungsi, ketergantungan pada ahli tertentu, atau hambatan pertukaran pengetahuan.

Pilih metode pengumpulan data yang proporsional, jelaskan penggunaannya kepada pihak terkait, dan lakukan analisis dengan memperhatikan privasi. Setelah hasil diperoleh, diskusikan temuan bersama pemangku kepentingan sebelum menentukan tindakan.

Ukur perubahan melalui waktu penyelesaian proyek, kualitas kolaborasi, penyebaran pengetahuan, atau indikator operasional yang sesuai.

Dengan tujuan yang jelas dan tata kelola yang baik, organizational network analysis dapat membantu perusahaan memahami hubungan kerja yang sebenarnya dan merancang kolaborasi yang lebih efektif.

Baca Juga Cara Mengoptimalkan Talenta Internal